Cara Membuat Struktur & Skala Upah (Edisi : Evaluasi Jabatan)

Semangat pagi para pembaca setia ManajemenSDM.net

Pagi ini saya ingin melanjutkan rangkaian artikel membuat Struktur dan Skala Upah dengan menggunakan metode yang lebih kompleks.

Ingat, deadline bagi Perusahaan untuk memiliki dan melaporkan Struktur & Skala Upah adalah tanggal 23 Oktober 2017 (sesuai aturan PP 78 / 2015).

Mari kita telaah artikel hari ini mengenai Evaluasi Jabatan. Cekidot.

–

Seperti yang telah dibahas pada artikel sebelumnya, bahwa dalam membuat Struktur dan Skala Upah ada beberapa tahapan yang perlu anda lalui.

Tahapan itu adalah Job Design Unit (output : Jabatan) – baca artikelnya disini, kemudian Analisa Jabatan (output : Uraian Jabatan) – baca artikelnya disini, kemudian Evaluasi Jabatan (output : Scoring) dan terakhir Membuat Struktur dan Skala Upah.

–

Evaluasi Jabatan Adalah proses secara sistematis untuk menilai besar kecilnya atau bobot (secara relatif) jabatan-jabatan yang terdapat dalam suatu organisasi

Evaluasi Jabatan ini bukanlah sesuatu yang bersifat ilmiah tetapi bersifat penilaian (judgement).

Prinsip Dasar Evaluasi Jabatan yaitu :

• Mengevaluasi Jabatan, bukan Orang. Perhatian pada jabatan/pekerjaan, bukan dengan orang/pemegang jabatan.
• Mengasumsikan kinerja standar yang dapat diterima. Evaluasi mengasumsikan kinerja standar sesuai dengan seluruh aspek pekerjaan yang tercantum dalam Uraian Jabatan. Dengan kata lain, mengasumsikan bahwa pekerjaan diselesaikan secara penuh dan efisien.
• Mengevaluasi jabatan saat ini. Mengkaji pekerjaan tepat seperti yang sekarang dilakukan, bukan yang ideal di masa depan ataupun seperti yang telah dilakukan di masa sebelumnya
• Mengevaluasi isi jabatan. Mengabaikan tingkat gaji, status ataupun hal-hal lain yang melekat pada orang/pemegang jabatan.

Ada dua Metode Evaluasi Jabatan yang umumnya digunakan, yakni :

1. Metode Non Kuantitatif

• Sistem Rangking
• Sistem Klasifikasi
• Sistem Penempatan (Slotting)

2. Metode Kuantitatif

• Sistem Komponen Jabatan
• Sistem Perbandingan Faktor Jabatan
• Sistem Poin Faktor

Untuk artikel sekarang, saya hanya akan membahas salah satu metode saja.

Yakni metode kuantitatif dengan menggunakan poin faktor (Point Factor System).

–

TAHAP EVALUASI JABATAN DENGAN POINT FACTOR SYSTEM

Dalam melaksanakan Evaluasi Jabatan dengan point factor system, ada 3 langkah yang perlu dilakukan.

#1 : MEMBENTUK TIM EVALUASI JABATAN

Membentuk Tim Evaluasi Jabatan, terdiri dari karyawan senior yang terbukti punya pengalaman dan pengetahuan luas tentang perusahaan, biasanya posisi managerial.

#2 : MEMBUAT POINT FACTOR TABLE

Tim Evaluasi Jabatan membuat Point Factor Table yang terdiri dari:

Faktor Kompensasi (Compensable Factor) dan Bobot atau Poinnya.

Turunan Faktor Kompensasi dan Bobot atau Poin yang bertingkat.

#3 : MELAKUKAN EVALUASI JABATAN

Untuk setiap jabatan, Tim Evaluasi Jabatan bersama-sama:

• Mendiskusikan, menganalisa dan mendeskripsikan pekerjaan jabatan tersebut,
• Menilai dan memberikan poin untuk masing2 Faktor Kompensasi sesuai Point Factor Table,
• Menjumlahkan poin Faktor Kompensasi setiap jabatan (Total Poin),
• Menyusun daftar jabatan berdasarkan Total Poinnya.

–

Pembentukan Tim Evaluasi Jabatan atau biasa disebut Komite Ejab (Evaluasi Jabatan) tidak perlu dibahas detail di artikel ini.
Idealnya, Komite Ejab ini terdiri dari para pimpinan divisi, direksi dan tim HR.

Selanjutnya kita akan bahas langkah-langkah menyusun point factor table.

Ada 4 langkah dalam menyusun point factor table, yakni 

# Langkah 1 – MENENTUKAN FAKTOR KOMPENSASI

Standar faktor yang biasa dipakai dalam evaluasi jabatan adalah sebagai berikut :

• Keahlian/Keterampilan (Skill)
• Usaha yang dilakukan (Effort)
• Tanggung jawab (Responsibility)
• Lingkungan Kerja (Work Environment)

Anda bisa saja menentukan lebih dari itu atau mengubahnya.

Semua disesuaikan dengan strategi perusahaan.

#Langkah 2 – MEMBOBOT FAKTOR KOMPENSASI

• Tentukan jumlah poin dari keseluruhan Faktor Kompensasi (standardnya nilai totalnya 1000 poin)
• Bobot masing-masing faktor (dalam persentase). Untuk standar faktor di atas, persentase standarnya adalah Skill = 30%; Effort = 12%; Responsibility = 48%, dan Work Environment = 10%).
• Hitung poin masing-masing faktor.

Faktor-faktor yang dipilih/digunakan untuk membobot dan yang secara umum terdapat pada kelompok pekerjaan yang dinilai

• Keahlian
• Usaha yang dilakukan
• Tanggung jawab
• Kondisi Lingkungan Kerja
• Pengetahuan
• Pemecahan Masalah
• Akuntabilitas
• dll

#Langkah 3 – MENETAPKAN TURUNAN FAKTOR KOMPENSASI

Standar turunan faktor yang biasa dipakai dalam evaluasi jabatan (2 turunan untuk masing2 faktor) adalah sebagai berikut:

• Skill : Pengetahuan/Pendidikan dan Pengalaman
• Effort : Fisik dan Mental
• Responsibility : Peraturan dan Keuangan
• Work Environment : Kondisi Kerja dan Bahaya

#Langkah 4 – MEMBOBOT TURUNAN FAKTOR KOMPENSASI

Bagi poin Turunan Faktor Kompensasi menjadi bertingkat (standar: 5 tingkat, Tingkat 1 – Rendah dan Tingkat 5 – Tinggi).

Bobot setiap tingkat Turunan Faktor Kompensasi dimulai dari tingkat paling tinggi dengan membagi dua poin Faktor Kompensasinya.

Pertimbangan perusahaan menentukan Turunan Faktor Kompensasi mana yang lebih besar poinnya untuk setiap Faktor Kompensasi. Jumlah poin Turunan Faktor Kompensasi = Poin Faktor Kompensasinya.

Tingkat selanjutnya sampai dengan Tingkat 1, diberi poin menurun dengan Tingkat 1 mendapat poin paling rendah.

Total Poin Turunan Faktor Kompensasi di tingkat paling tinggi sama dengan Total Poin Faktor Kompensasi.

Contoh tabel poin faktor

–

Menggunakan tabel poin faktor di atas, anda dapat melakukan evaluasi jabatan.

Nilai lah setiap jabatan yang ada diperusahaan anda sehingga setiap jabatan muncul skornya.

Contohnya seperti dibawah ini :

Note : Jika anda kesulitan membuat point factor table, anda dapat memperoleh Tabel Point Factor dan Tool HR lainnya seperti Kamus Kompetensi, Katalog KPI disini, silakan klik link ini

–

Demikian artikel hari ini, semoga bermanfaat untuk para pembaca setia ManajemenSDM.net